1 vaizdas iš 9
Kalbant apie kasdienius dokumentus, retai reikia pereiti už „Word“ skirtuko „Pagrindinis“ ribų. Tačiau sąsajoje yra daugybė papildomų įrankių, kurie laukia, kol bus atrasti. Šios funkcijos tikrai nėra „slaptos“, tačiau daugelis vartotojų jų niekada neranda – tai gali sutaupyti daug laiko ir pastangų.
Žemiau pateikiame 20 geriausių „Word“ funkcijų, kurių lengvai nepastebima. Daugelis jų buvo programoje „Word“ dešimtmetį ar ilgiau ir juos galima rasti „Word XP“ ir „Word 2003“ meniu, tačiau mes sutelksime dėmesį į juostelės sąsają iš „Word 2007“ ir naujesnės versijos, kuri, beje, buvo sugalvota padėti. vartotojai atranda programinės įrangos daugiau ezoterinių funkcijų.
1. Pasirinkite Panašus formatavimas
Idealiame pasaulyje kiekvienam dokumento elementui būtų priskirtas stilius. Bet jei pasitikėjote vietiniu formatavimu, vis tiek lengva atlikti visuotinius pakeitimus. Redagavimo skiltyje, esančioje pagrindinio skirtuko dešinėje, yra patogi parinktis „Pasirinkti visą tekstą su panašiu formatavimu“. Tai leidžia lengvai paryškinti visas specialias antraštes, antraštes ir t. t. vienu metu ir vienu ypu pakoreguoti jų išvaizdą arba pritaikyti stilių, kad ateityje būtų lengviau valdyti.
2. Iškarpinės skydelis
Iškarpinės skydelis yra patogus būdas iškarpinėje vienu metu laikyti daugiau nei vieną elementą. Spustelėkite mažą iššokančią piktogramą skirtuko Pagrindinis skiltyje Iškarpinė, kad ją atidarytumėte. Prisimenama iki 24 naujausių iškirpimo ir kopijavimo operacijų. Galite spustelėti bet kurią iš jų, kad įklijuotumėte ją įterpimo taške. Apačioje esantis išskleidžiamasis meniu Parinktys leidžia valdyti, kada rodomas iškarpinės skydelis; viena iš galimybių yra padaryti, kad jis būtų rodomas, kai du kartus paspausite Ctrl+C.
3. Išversti
„Word“ apžvalga | Vertimo funkcija siunčia jūsų dokumento tekstą į Microsoft Translator tinklalapį ir rodo vertimą naršyklės lange. Programose Word 2010 ir 2013 taip pat galite suaktyvinti peržiūrą | Išversti | Mažasis vertėjas, kuriame rodomas vaizdinis patarimas, kai užvedate pelės žymeklį virš pasirinktos teksto ištraukos; perkelkite žymeklį ant jo, kad pamatytumėte iššokantįjį vertimą pasirinkta kalba. Galima rinktis iš daugybės kalbų: naršykite jas išskleidžiamajame meniu Vertėjas pasirinkę Pasirinkti vertimo kalbą.
4. Kerningas
Profesionali darbalaukio leidybos programinė įranga palaiko kerning – atrankinį tarpų tarp simbolių reguliavimą, kad tekstas būtų estetiškesnis. „Word“ pagal numatytuosius nustatymus to nedaro, tačiau jį galima įjungti spustelėjus iššokančiąją piktogramą „Pagrindinis“ skirtuko „Šriftas“ skiltyje ir pažymėjus langelį „Kerning for fonts“; dešinėje esančiame laukelyje įveskite minimalų taško dydį. Tačiau, jei mažuose šriftuose naudojate kerningą, gali atrodyti, kad raidės eina kartu, o tai sumažina skaitomumą.
Kad būtų lengviau pasiekti, naudokite sparčiuosius klavišus CTRL+D arba CMD+D, jei naudojate „Mac“. Šis spartusis klavišas nukreips jus tiesiai į šriftų ekraną, neatsižvelgiant į tai, kurią versiją naudojate. Tie, kurie naudoja „Word 2007“ ar senesnę versiją, turės pažymėti parinktį Tarpai tarp simbolių. Jei naudojate naujesnę versiją, iškylančiojo lango viršuje pasirinkite skirtuką „Išplėstinė“, kaip parodyta aukščiau.
5. Įterpti diagramą
Jei norite į savo dokumentą įtraukti „Excel“ diagramą, jums nereikia išeiti iš „Word“. Pasirinkus Įterpti | „Word“ diagrama atvers miniatiūrinį „Excel“ rodinį, kuriame galėsite redaguoti arba importuoti duomenis. Baigę tiesiog uždarykite „Excel“ langą – „Word“ jis bus pateiktas diagramos forma. „Word“ lango viršuje esantys skirtukai Diagramos įrankiai suteikia visišką diagramos dizaino ir išvaizdos kontrolę, todėl nereikia rankiniu būdu paleisti „Excel“.
6. SmartArt
„SmartArt“ padeda iliustruoti procesus ir ryšius per beveik 200 iš anksto sukurtų piramidinių organizacijų, ciklų, hierarchijų, matricų ir kt. maketų. Norėdami jį naudoti programoje Word, tiesiog spustelėkite Įterpti | SmartArt ir pasirinkite šabloną. Tada įveskite etiketes į pasirodžiusį slankųjį skydelį ir vilkite rankenas, kad pakeistumėte „SmartArt“ dydį. Jei norite, kad jis plūduriuotų virš jūsų dokumento, tai galite lengvai pasiekti sukurdami teksto laukelį (per Įterpti | Teksto laukelį) ir įdėję į jį savo SmartArt.
7. Įterpti ekrano kopiją
Jei rašote mokymo programą arba tiesiog norite paprasto būdo į savo dokumentą įtraukti vaizdą iš kitos programos – galite paimti Windows darbalaukio sritį pasirinkę Įterpti | Ekrano kopija; išskleidžiamasis meniu leidžia tiesiogiai importuoti bet kurį atidarytą langą kaip vaizdą. Arba galite pasirinkti parinktį Ekrano iškirpimas, norėdami vilkti stačiakampį pele ir užfiksuoti tinkintą ekrano sritį.
8. Įdėkite greitąsias dalis
Įmonėms dažnai reikia kurti laiškus ir dokumentus, kuriuose būtų standartinių elementų ar pastraipų, pvz., adreso. Gali padėti Word automatinio teksto funkcija. Pasirinkite teksto ištrauką, tada pasirinkite Įterpti | Greitos dalys | Automatinis tekstas | Išsaugoti pasirinkimą automatinio teksto galerijoje. Dabar galite iš naujo įterpti šį tekstą į bet kurį dokumentą, pasirinkdami jį iš Įterpti | Greitos dalys | Automatinio teksto meniu. Taip pat galite nustatyti greitąsias dalis elementams, tokiems kaip įmonės pavadinimas ir el. pašto adresas, o kūrimo blokų tvarkyklėje taip pat galite nustatyti greitos prieigos šablonus ir objektus.
Atminkite, kad rašant šią parinktį „Mac“ naudotojai negali.
9. Brūkšnelis
Leisdami nelyginiam žodžiui išsilieti per dvi eilutes, galite pagerinti dokumento išvaizdą. Tai gali apsaugoti jūsų dešinę paraštę, kad ji netaptų per daug nušiurusi, arba visiškai pagrįstame tekste gali neleisti tarp kiekvieno žodžio atsirasti didelių „salelių“ tarpo. „Word“ gali automatiškai brūkšninti žodžius, jei reikia, tačiau ši funkcija pagal numatytuosius nustatymus yra išjungta: norėdami ją įjungti, eikite į skirtuką Puslapio išdėstymas ir pasirinkite Brūkšnys | Automatinis.
10. Eilučių numeriai
Jei kalbate apie kodeksą, teisinius dokumentus ar net poeziją, galbūt norėsite sunumeruoti eilutes, kad būtų lengviau jas suprasti. „Word“ sunumeruoto sąrašo įrankis taiko įtraukos nustatymus, kurie gali būti ne tokie, kokių norite: pasirinkite Puslapio išdėstymas | Vietoj to eilutės numeriai ir Word taikys tvarkingą numeraciją dokumento paraštėje. Pagal numatytuosius nustatymus eilučių numeravimas taikomas visam dokumentui, bet jūs galite priversti jį praleisti pasirinktą tekstą pasirinkę Eilučių numeriai | „Slopinti dabartinei pastraipai“.
11. Skaitmeniniai parašai
Ne visada aišku, ar skaitmeninis dokumentas yra autentiškas originalas. Norėdami pasirašyti dokumentą asmeniniu šifravimo raktu, eikite į skirtuką Failas (arba „Word 2007“ stulpelį), pasirinkite Apsaugoti dokumentą ir pasirinkite „Pridėti skaitmeninį parašą“; būsite paraginti išsaugoti dokumentą prieš pridėdami savo parašą. Pakeitus dokumentą parašas automatiškai taps negaliojančiu, todėl jo buvimas yra autentiškumo garantija. Jei norite pakviesti ką nors kitą pasirašyti dokumentą, eikite į skirtuką Įterpti ir skiltyje Tekstas pasirinkite Parašo eilutę.
12. Vandens ženklas
Kai platinate dokumento juodraštį arba bendrinate ką nors privataus su darbo kolega, naudinga turėti galimybę pažymėti puslapį vandens ženklu, kad galėtumėte iš karto pamatyti, kokio tipo dokumentas tai yra. Išskleidžiamajame meniu Vandens ženklas, esantis skirtuke Puslapio išdėstymas, dviem spustelėjimais galite pridėti didelį pilką vandens ženklą su užrašu „JUODRAŠTIS“, „KONFIDENCIALUS“ arba „SKUBI“. Norėdami įdėti savo tekstą arba vaizdą, pasirinkite Custom Watermark.
„Mac“ naudotojai turės naudoti skirtuką „Įterpti“ savo kompiuterio ekrano viršuje, kad pasiektų vandens ženklo parinktį.
13. Citatos
Akademiniams darbams Word taip pat gali padėti tvarkyti citatas. Skirtuke Nuorodos rasite mygtuką Tvarkyti šaltinius; čia galite įvesti išsamią kiekvieno kūrinio, kuriuo remiatės, informaciją, tada įterpti nuorodas į juos spustelėdami išskleidžiamąjį meniu Įterpti citatą. Galite pasirinkti citatos formatą iš 14 pripažintų stilių, įskaitant APA ir MLA standartus, o pabaigoje vienu spustelėjimu galite sukurti bibliografiją.
14. Makrokomandos
„Office“ scenarijų sąsaja yra švelniai tariant, sudėtinga, tačiau jei norite automatizuoti paprastą, pasikartojančią užduotį, nereikia įvesti kodo eilutės. Skirtuke Rodinys spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Makrokomandos ir pasirinkite Įrašyti makrokomandą. Atsidariusiame dialogo lange pasirinkite mygtuką arba spartųjį klavišą (nepamirškite spustelėti Assign, kad patvirtintumėte savo pasirinkimą); tada atlikite užduotį, kurią norite automatizuoti. Baigę grįžkite į išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite Stabdyti įrašymą. Dabar paspaudus pasirinktą mygtuką arba klavišų kombinaciją bet kuriuo metu bus kartojamos įrašytos operacijos.
15. Kontūro vaizdas
Jei „Word“ naudojate dideliam projektui, pavyzdžiui, kolegijos disertacijai ar romanui, gali būti naudinga padalyti dokumentą į skyrius ir poskyrius. Eiti į Žiūrėti | Kontūras, kad pasiektumėte hierarchinį ekraną, leidžiantį pažymėti antraštes ir sutraukti po jomis esantį pagrindinį tekstą; Tai suteikia jums aiškią dokumento apžvalgą, kurią galima lengvai pertvarkyti perkeliant dalis. Taip pat galite surinkti kelis dokumentus į vieną pagrindinį projektą: spustelėkite Rodyti dokumentą skirtuko Kontūro skiltyje Pagrindinis dokumentas, kad importuotumėte arba sukurtumėte antrinius dokumentus.
16. Puslapio spalva
Jei norite, kad jūsų dokumentas išsiskirtų, galite naudoti puslapio maketą | Puslapio spalvos išskleidžiamasis meniu, kad pritaikytumėte fono plovimą; pasirinkite Užpildymo efektai ir galėsite pridėti raštų bei tekstūrų. Užpildymai ir raštai automatiškai pritaikomi visiems dokumento puslapiams. Be to, nors ir matote juos ekrane, jie nėra atspausdinti, todėl netrukdys skaityti popierinių kopijų.
Kai kurie vartotojai gali rasti puslapio spalvų pasirinkimą skirtuke „Dizainas“, priklausomai nuo „Microsoft Word“ versijos ir naudojamos sistemos.
17. Įterpti rodyklę
Trečia naudinga funkcija ilgesniems darbams yra galimybė automatiškai generuoti indeksą. Norėdami naudotis šia funkcija, pirmiausia turite pažymėti savo nuorodas tekste, pasirinkdami atitinkamą žodį ar frazę, tada spustelėdami Nuorodos | Įterpti indeksą. Pažymėję visas antraštes, spustelėkite Įterpti indeksą, kad sukurtumėte indeksą. Jame bus nuorodos į jūsų pažymėtus atvejus ir savaime atnaujinamos nuorodos į puslapių numerius, kuriuose jie rodomi.
18. Sujunkite ir palyginkite dokumentus
Word gali automatiškai palyginti arba sujungti du dokumentus: įrankį rasite skiltyje Peržiūra | Palyginti. Jei norite patys atlikti darbą, spustelėkite Peržiūrėti | Žiūrėti vienas šalia kito; tai automatiškai padės jūsų dokumentus greta vienas kito, taikant vienodus mastelio koeficientus, kad galėtumėte lengvai peržiūrėti juos pirmyn ir atgal. Jei spustelėsite sinchroninio slinkimo mygtuką, jie netgi slinks aukštyn ir žemyn užrakinimo žingsniu, kai perkelsite žymeklį arba vilkite slinkties juostą.
19. Dokumentų inspektorius
Pareigūnai spaudai ir valstybės tarnautojai praeityje atsidūrė karštame vandenyje, nes platino dokumentus su slapta informacija, įterpta į jų metaduomenis arba kurią galima atkurti naudojant „Word“ parinktį „Sekti pakeitimus“. Nedarykite tos pačios klaidos: skirtuko „Failas“ skiltyje „Informacija“ (arba „Office 2007“ „Orb“) išskleidžiamajame meniu „Parengti bendrinti“ rasite parinkčių pasirinkimą, leidžiantį patikrinti, ar nėra paslėptos informacijos (ir patvirtinkite suderinamumą su kitais Word leidimais).
20. Tinkinkite juostelę
Juostos sąsaja buvo sukurta taip, kad būtų stabilesnė nei lengvai pritaikoma Office 2003 sąsaja. Tačiau jei pasirinksite Failas | Parinktys | Tinkinkite juostelę, galite pridėti prie jos naujų funkcijų ir pašalinti tas, kurių nenorite matyti. Galite pridėti funkcijų, kurios paprastai nerodomos – yra naudingas pasirinkimas „Komandos nėra juostelėje“ – ir netgi sukurti savo skirtukus. Jei tai per sudėtinga, galite tinkinti greitosios prieigos įrankių juostą, rodomą ekrano viršuje, naudodami mažą išskleidžiamojo meniu rodyklę dešinėje.
