Tikriausiai viena geriausių „Smartsheet“ funkcijų yra projekto ataskaitų rengimas. Leisdami projektų vadovams dirbti su duomenimis iš skirtingų lapų viename rodinyje, galite sutaupyti realaus laiko. Tačiau šis procesas gali atrodyti sudėtingas tiems, kurie niekada nepateikė ataskaitų arba tik pradėjo naudoti „Smartsheet“. Jei priklausote kuriai nors iš dviejų kategorijų, atėjote į reikiamą vietą.
Šiame nuosekliame vadove papasakosime viską, ką reikia žinoti apie ataskaitos kūrimą Smartsheet. Išsiaiškinsite, kokie yra skirtingi ataskaitų tipai ir kaip juos konfigūruoti.
Kaip sukurti ataskaitą „Smartsheet“ kompiuteryje?
Kiekvienas sėkmingas projekto vadovas turi žinoti, kaip efektyviai atlikti kelias užduotis. Neatsilikti nuo vykdomų užduočių, kassavaitinių pardavimų ar kitų projektų gali būti bauginantis be savalaikių ataskaitų apie kiekvieną iš šių veiklų. Ataskaitos ypač naudingos atsakant į pagrindinius verslo klausimus ir tvarkant bei stebint darbo eigą.
Galite redaguoti, apibendrinti arba rūšiuoti visus ataskaitos duomenis. Sėkmingai jį sukūrę galite siųsti, bendrinti arba paskelbti su kolegomis ar suinteresuotosiomis šalimis.
„Smartsheet“ darbalaukio naršyklės programoje galite sukurti dviejų pagrindinių ataskaitų tipus: eilučių ir lapų suvestinės ataskaitas.
Eilučių ataskaitose akimirksniu kaupiami eilučių duomenys iš skirtingų lapų. Šių ataskaitų dėka galite peržiūrėti visas neužbaigtas užduotis, neatliktus mokėjimus ar bet kokią kitą eilėmis sukrautą informaciją.
Lapo suvestinės ataskaitoje rodoma skirtingų lapų suvestinės lauko informacija. Tai puiki priemonė norint gauti išsamią įvairių projektų apžvalgą.
Eilučių ir suvestinių ataskaitas galite kurti naudodami ataskaitų kūrimo priemonę, esančią „Smartsheet“ darbalaukio naršyklės programoje. Šį procesą sudaro keli žingsniai, tačiau jie bus labai paprastas tiems, kurie atidžiai laikosi toliau pateiktų nurodymų:
Eilutės ataskaita
1 veiksmas: sukurkite eilutės ataskaitą
- Prisijunkite prie savo Smartsheet naršyklės paskyros darbalaukyje.
- Eikite į meniu ženklą viršutiniame kairiajame lango kampe.
- Spustelėkite pliuso ženklą, kad patektumėte į sprendimų centrą.
- Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite „Sukurti“.
- Iš rodomų parinkčių pasirinkite „Pranešti“.
- Bus rodomas raginimo langas, kuriame bus prašoma pavadinti ataskaitą ir pasirinkti ataskaitos tipą.
- Pasirinkite „Eilutės ataskaita“ ir spustelėkite „Gerai“.
Dabar turėsite sukonfigūruoti ataskaitą, kad galėtumėte ją naudoti.
2 veiksmas: eilučių ataskaitos konfigūravimas
Norėdami sukonfigūruoti eilučių ataskaitą, naudokite viršutinėje įrankių juostoje esančius skirtukus. Galite konfigūruoti: šaltinio lapus, rodytinus stulpelius, filtravimo kriterijus, grupuoti, apibendrinti, rūšiuoti. Pavyzdžiui, skirtuke Filtro kriterijai galite pasirinkti sąlygas, kurias norite rodyti ataskaitoje. Galite filtruoti pagal komentarus, skyrių, aprašymą, priskirtą ir daug daugiau.
3 veiksmas: eilučių ataskaitos rezultatų rūšiavimas
Esminė eilutės ataskaitos kūrimo dalis yra rezultatų rūšiavimas pagal laukus:
- Įrankių juostos meniu spustelėkite skyrių „Rūšiuoti“.
- Pasirinkite lauką, pagal kurį norite rūšiuoti ataskaitą.
- Pasirinkite „Rūšiuoti mažėjančia tvarka“ arba „Rūšiuoti didėjančia tvarka“, kaip norite rūšiuoti rezultatus.
Jei norite pridėti daugiau rūšiavimo kriterijų, spustelėkite parinktį „Rūšiuoti pagal kitą stulpelį“. Ataskaitos rezultatus galite rūšiuoti ne daugiau kaip pagal tris laukus.
Kaip sukurti ataskaitą „Smartsheet iPhone“ programoje?
„Smartsheet iPhone“ programa leidžia pasiekti ir redaguoti informaciją visuose prieinamuose lapuose ir ataskaitose. Tai gali būti tikras išsigelbėjimas, kai būsite be kompiuterio ir atliksite ekspromtu atliekamą duomenų konfigūravimo užduotį, kurią reikia atlikti nedelsiant.
Tačiau „Smartsheet“ programa mobiliesiems neleidžia vartotojams kurti naujų ataskaitų. Kaip rekomenduojama jų svetainėje, geriausia naudoti programą su anksčiau nustatytomis ataskaitomis ar lapais. Turėtumėte naudoti darbalaukio versiją, norėdami nustatyti ataskaitą arba kurti automatizavimą, taikyti formules ir kitus administracinius pakeitimus. Jei esate lapo administratorius arba savininkas, galite keisti telefono stulpelius.
Kaip sukurti ataskaitą Smartsheet Android programoje?
Prieiga prie „Smartsheet“ ataskaitų „Android“ įrenginyje gali būti stebėtinai patogu, ypač kai jūsų kompiuteris nepasiekiamas. Deja, Smartsheet Android programa vis tiek nepalaiko naujų ataskaitų kūrimo.
Naudodami „Android“ įrenginį galite bet kada pasiekti visas darbo srities ataskaitas. Taip pat galite redaguoti stulpelius, jei esate ataskaitos savininkas arba administratorius. Kurti naujas ataskaitas, lapus arba dirbti su bet kokiu administraciniu pakeitimu geriausia naudojant „Smartsheet“ darbalaukio versiją.
Kaip sukurti suvestinę ataskaitą „Smartsheet“?
Kurdamos suvestinę ataskaitą, komandos gali kaupti konkrečius suvestinės laukus iš skirtingų lapų vienoje vietoje. Taip kiekvienas gali pastebėti svarbią informaciją ir duomenis portfelio lygmens rodinyje. Tada galite lengvai sujungti duomenis į grupes, apibendrinti informaciją taikydami funkcijas ir dar daugiau.
Štai ką turėtumėte žinoti prieš kurdami suvestinę Smartsheet:
- Visų lapų, kuriuos planuojate įtraukti, suvestinės laukai turi būti nuosekliai pavadinti. Programa neįtrauks konkrečios santraukos informacijos, jei bus net menkiausių tarpų ar rašybos skirtumų.
- Naudokite tuos pačius laukų tipus visoms suvestinėms, kuriose kaupiami tie patys duomenys. Jei, pavyzdžiui, kaupiate pinigų informaciją, norite, kad visi stulpeliai turėtų valiutos formatą. Tai padės išvengti pasikartojančių ataskaitų stulpelių. Jei vieni laukai būtų tik skaičiai, o kiti – valiutos, gautumėte du stulpelius – po vieną kiekvienam lauko tipui.
Štai kaip „Smartsheet“ sukurti suvestinę ataskaitą:
- Stalinio kompiuterio naršyklėje paleiskite programą Smartsheet.
- Eikite į meniu juostą viršutiniame dešiniajame kampe. Tai meniu su trimis horizontaliomis linijomis.
- Pasirinkite „Sprendimų centrą“, rodomą kaip pliuso ženklas.
- Spustelėkite mygtuką „Pranešti“.
- Pamatysite raginimą, kuriame bus prašoma pavadinti ataskaitą ir pasirinkti ataskaitos tipą.
- Pasirinkite parinktį „Lakšto suvestinė ataskaita“.
- Paspauskite "Gerai".
- (Pasirenkama, galima padaryti vėliau) Skiltyje „Šaltinio lapai“ pasirinkite šaltinio lapus, kurių lapo suvestinės laukus norite įtraukti.
- (Pasirenkama, galima padaryti vėliau) Skiltyje „Rodytini laukai“ nurodykite rodytinus stulpelius. Tai yra suvestinės laukai, kuriuos norite pridėti.
Galite pridėti lapo suvestinės ataskaitą tiesiai į savo prietaisų skydelį naudodami ataskaitos valdiklį. Taip pat galite vizualizuoti ataskaitos duomenis diagramose arba diagramose, kad kolegoms būtų lengviau pasiekti informaciją.
Norėdami sukurti visų įtrauktų duomenų aplanko rodinį, turite apibrėžti, kokią informaciją įtraukti į suvestinę ataskaitą. Tai galite padaryti naršydami įrankių juostos nustatymus:
- Šaltinio lapai: nurodykite, kurį lapą ir lapo santrauką įtraukti į ataskaitą.
- Rodomi stulpeliai: pasirinkite suvestinės lauką, kurį norite įtraukti į ataskaitą.
- Filtro kriterijai: nustatykite ataskaitoje rodomos informacijos parametrus.
- Grupė: tvarkykite eilutes sugrupuodami panašius duomenis į logines klasifikacijas.
- Apibendrinti: ištraukite pagrindinę ataskaitos informaciją.
- Rūšiuoti: pasirinkite, kaip rūšiuoti ataskaitos suvestinės duomenis.
Norėdami pritaikyti visus šiuos pakeitimus, viršutiniame dešiniajame programos lango kampe spustelėkite „Išsaugoti“. Tada galėsite matyti visą informaciją, atitinkančią aukščiau pasirinktus kriterijus.
Kaip sukurti būsenos ataskaitą „Smartsheet“?
Būsenos ataskaitos padeda apibendrinti bendrą projekto eigą, o pagrindinis jų tikslas – informuoti visus apie vykstančius pokyčius ir galimas rizikas ar kliūtis. Laimei, „Smartsheet“ turi daugybę nemokamų šablonų, kuriuos galite naudoti kurdami išsamią būsenos ataskaitą. Juos galite rasti šiame puslapyje.
Taip pat galite sukurti savo būsenos ataskaitą ir ieškoti įkvėpimo tik į šablonus. Štai keletas pagrindinių skilčių, kurias turėtumėte įtraukti į būsenos ataskaitą:
- Projekto pavadinimas. Čia rašote projekto pavadinimą. Pavadinimas turėtų būti pakankamai aiškus visoms suinteresuotosioms šalims, kurios gali peržiūrėti būsenos ataskaitą.
- Projekto vadovas. Už projektą atsakingo asmens vardas ir pavardė.
- Projekto laikotarpis. Laikotarpis, kurį apima projektas.
- Baigimo data. Čia turėtumėte parašyti projekto terminą. Jei tikslios termino nėra, galite parašyti numatomą.
- Biudžetas. Kokia yra jūsų projekto biudžeto būklė? Čia įvedate, ar jis yra tikslinis, ar ne.
- Tvarkaraštis. Čia užsirašykite savo projekto tvarkaraščio būseną. Ar yra kokių nors kliūčių, ar kol kas viskas vyksta pagal savo vėžes?
- Kokybė. Čia galite įvesti, ar projektas sėkmingas, ar linkęs į riziką.
- Taikymo sritis. Užsirašykite projekto apimtį ir ar pradinis buvo per didelis ar mažas.
- Rizikos. Parašykite apie visas rizikas, su kuriomis susidūrėte savo projektui. Koks jų statusas dabar?
- Kelių kliūtys. Paminėkite visas kitas kliūtis, kurios gali trukdyti jūsų projektui.
Šios skiltys bus daugiau nei pakankamai, kad būtų sukurta aiški ataskaita, kurioje būtų stebimi visi projekto sėkmės etapai.
Ataskaitos kūrimas Smartsheet
Ataskaitų, skirtų projekto eigai stebėti, kūrimas yra būtinas norint užtikrinti išsamią, kompaktišką ir laiką taupančią darbo eigą. Sujungę duomenis iš kelių lapų į vieną portfelio rodinį, galite lengvai bendrinti pagrindinę informaciją su suinteresuotosiomis šalimis. Naudodami Smartsheet galite tai padaryti. Tikimės, kad perskaitę mūsų vadovą galėsite patys kurti ataskaitas Smartsheet.
Kuris ataskaitos tipas jums atrodo ypač naudingas projektų valdymui? Pasidalykite savo mintimis ir patirtimi toliau pateiktame komentarų skyriuje.